POLITIQUE CADRE SUR LA GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

(Article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 et Règlement sur les incidents de confidentialité, RLRQ. c. P-39.1, r. 3.1)

PRÉAMBULE

Les Éleveurs de volailles Québec (ci-après les Éleveurs) sont responsables de la protection des renseignements personnels qu’ils détiennent, y compris lorsque leur collecte, utilisation, conservation ou destruction est assurée par un tiers. Les renseignements personnels sont confidentiels, sauf dans la mesure prévue par la législation.

La présente politique constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels des individus qui sont nos producteurs, nos partenaires, nos fournisseurs de services, qui appliquent à nos programmes ou qui consultent nos sites Web ou extranet.

La présente politique vise à renforcer la gouvernance des Éleveurs en matière de protection des renseignements personnels par l’établissement des rôles et des responsabilités des membres du personnel qui traitent les renseignements personnels détenus par l’organisation.

Elle vise aussi à vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels tout au long du cycle de vie de ceux-ci. De plus, elle détermine les mesures à prendre pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé en cas d’incidents de confidentialité et évite que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

CONSENTEMENT

En fournissant des renseignements personnels aux Éleveurs, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités par l’organisation, leurs tiers et leurs fournisseurs de services, conformément à la présente politique et tel qu’autorisé ou requis par la loi.

Sous réserve des exigences législatives et contractuelles, vous pouvez, en tout temps, refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en communiquant avec les Éleveurs. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles. Les Éleveurs obtiendront les consentements nécessaires s’ils entendent collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un individu, y compris lorsqu’ils souhaitent le faire à des fins autres que celles pour lesquelles le consentement a d’abord été donné, sauf dans la mesure prévue par la législation.

1. OBJECTIF ET CADRE NORMATIF

La présente politique s’applique, sous réserve de la législation applicable, à la collecte, à la conservation, à l’utilisation, à la communication et à la destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels détenus par les Éleveurs.

Elle détermine les engagements des Éleveurs dans leur gestion des renseignements personnels, les rôles et les responsabilités des membres de leur personnel qui traitent les renseignements personnels détenus par l’organisation ainsi que les démarches à effectuer lorsque les Éleveurs ont des motifs raisonnables de croire que s’est produit un incident de confidentialité, impliquant un renseignement personnel qu’ils détiennent, ou si un tel incident est avéré, et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseigne­ments personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 et au Règlement sur les incidents de confidentialité RLRQ, c. P-39.1, r. 3.1.

Elle énonce également les droits des personnes concernées par les renseignements personnels et prévoit un processus de traitement des plaintes relatif aux renseignements personnels.

2. DÉFINITIONS

Les définitions à considérer pour l’application de la présente politique, pouvant être complétées par tout autre règlement, politique, directive ou procédure y faisant référence, sont les suivantes.

Collecte : désigne le fait de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels auprès de toute source, y compris des tierces parties, par quelque moyen que ce soit.

Incident de confidentialité : accès, utilisation, communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

En voici quelques exemples :

• Un membre du personnel consulte des renseignements personnels non nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
• Un pirate informatique s’infiltre dans un système;
• Une personne utilise des renseignements personnels d’une base de données à laquelle il a accès dans le cadre de ses fonctions dans le but d’usurper l’identité d’une personne;
• Une communication est effectuée par erreur à la mauvaise personne;
• Une personne perd ou se fait voler des documents contenant des renseignements personnels;
• Une personne s’immisce dans une banque de données contenant des renseignements personnels afin de les altérer.

Loi sur le privé : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1.

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Le nom d’une personne, pris isolément, n’est pas un renseignement personnel. Cependant, lorsque ce nom est associé ou jumelé à un autre renseignement visant cette même personne, il devient alors un renseignement personnel.

Renseignement personnel sensible : un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, par sa nature, notamment financière ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée.

Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou de renseignements sur l’origine ethnique, la conviction politique, la vie, l’orientation sexuelle ou les convictions religieuses.

3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Éleveurs collectent des renseignements personnels aux fins d’application du Plan conjoint des producteurs de volailles du Québec [RLRQ, c. M-290]) et pour accomplir leur mission, soit l’étude, la défense et le développement des intérêts économiques, sociaux et moraux des producteurs qu’ils représentent.

Les Éleveurs peuvent également collecter des renseignements personnels dans le cadre de l’exploitation de leurs sites Internet ou leur extranet. Nous vous invitons à consulter à ce sujet notre Politique de cookies, disponible sur le volaillesduquebec.qc.ca, ainsi que les conditions d’utilisation disponibles dans notre extranet, lesquelles font partie intégrante de la présente politique.

Les Éleveurs peuvent collecter ces renseignements auprès d’organismes gouvernementaux ou de tiers dans le cadre d’ententes conclues pour assurer le respect d’obligations légales.

Les Éleveurs peuvent également collecter ces renseignements auprès des producteurs et/ou d’individus en application de dispositions législatives prévoyant la transmission de renseignements, auprès de personnes qui remplissent des formulaires pour appliquer aux programmes qu’ils administrent, auprès des personnes qui postulent à une offre d’emploi ou soumettent leur candidature pour y travailler, auprès des fournisseurs de services ou partenaire aux fins de facturation ou de paiement, pour des fins d’études ou de recherches, lorsqu’une personne visite leur site Internet ou y remplit un formulaire, lorsqu’une personne communique avec eux pour fournir ou demander un renseignement, lorsqu’une personne visite leur extranet et lorsqu’une personne s’inscrit à leur infolettre ou autre communication.

Les Éleveurs ne collectent que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation des fins déterminées.

Les Éleveurs ne visent pas à collecter des renseignements personnels concernant des mineurs. Si un mineur transmet des renseignements personnels aux Éleveurs, ils en avisent le parent ou le tuteur afin d’obtenir son consentement express ou, à défaut, suppriment ces renseignements.

Voici des exemples de renseignement personnel que nous collectons :

• Le nom d’une personne et sa date de naissance;
• Les compétences, formations, références et historique d’emploi d’une personne (ex : curriculum vitae, candidature à un programme);
• Numéro d’assurance sociale;
• Numéro de carte de crédit, numéro de compte bancaire, ou tout renseignement requis pour la facturation ou le paiement de factures;
• Numéro de producteur et numéro d’identification ministériel (NIM);
• Renseignement de nature financière;
• Le nom d’une personne et son numéro de téléphone personnel;
• Le nom d’une personne et son adresse électronique (courriel);
• Le nom d’une personne et son adresse de

4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Éleveurs utilisent les renseignements personnels afin, notamment, de conduire leurs affaires, de fournir des services, d’appliquer leurs règlements, de recevoir des services de fournisseurs ou de partenaires, de recevoir les candidatures liées à un emploi, d’offrir aux producteurs des formations ou des s’y inscrire, de respecter tous types de mandat, contrat ou entente de services avec ses fournisseurs ou partenaires, de faire valoir ses droits et respecter ses obligations légales, de tenir les assemblées prévues dans ses règlements  et de réorganiser ou modifier sa structure juridique.

Les renseignements personnels ne sont utilisés que par les membres du personnel pour qui cela est requis par l’exercice de leurs fonctions ou l’accomplissement de leurs tâches.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Éleveurs ne divulguent pas à des tiers les renseignements personnels qu’ils détiennent, sauf dans la mesure prévue par la législation ou si la personne y consent, le cas échéant.

Les Éleveurs peuvent, notamment, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur le privé, communiquer des renseignements personnels sans le consentement à ses mandataires, à ses fournisseurs de services y compris un fournisseur de services en hébergement de données ou relatif à l’exploitation de leurs sites Internet ou leur site extranet, ou autres tiers qui les soutiennent, à tout organisme ou personne pour qui le renseignement est nécessaire pour l’application de la loi ou qui a le pouvoir de contraindre à sa communication ainsi qu’à des fins d’études, de recherches ou de production de statistiques

Dans le cas d’une communication à un mandataire ou un fournisseur de services, une entente de confidentialité est conclue par écrit afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Une telle entente n’est toutefois pas requise lorsque le mandataire ou le fournisseur de services est un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels [RLRQ, c. A-2.1] ou un membre d’un ordre professionnel.

6. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Éleveurs prennent des mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’ils détiennent soient à jour, complets et exacts pour servir aux fins auxquels ils sont destinés.

Ils ne conservent les renseignements personnels qu’ils détiennent que pour le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils les ont collectés, à moins d’autorisation ou d’exigences de la législation applicable.

En général, lorsque les fins pour lesquelles le renseignement a été collecté sont accomplies, les Éleveurs doivent le détruire ou l’anonymiser pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

Lorsqu’ils procèdent à la destruction des renseignements personnels, les Éleveurs s’assurent de prendre les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la confidentialité de ceux-ci.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Éleveurs mettent en place des mesures de sécurité appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi. Seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions sont autorisés à y accéder.

Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions, a accès à un renseignement personnel détenu par les Éleveurs doit prendre les moyens nécessaires pour en assurer la protection et la confidentialité.

Les personnes membres du personnel des Éleveurs ou qui travaillent en son nom doivent, notamment :

• Fournir les efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux des Éleveurs;
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

Les tiers, mandataires ou fournisseurs de services des Éleveurs ayant accès aux renseignements personnels dont ils ont la garde ou le contrôle doivent être informés de la présente politique.

8. SIGNALEMENT D’UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Tout membre du personnel des Éleveurs ou toute personne à qui les Éleveurs communiquent des renseignements personnels (collègues, fournisseurs, partenaires, etc.) doit effectuer un signalement lorsqu’elle a un motif raisonnable de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel détenu par les Éleveurs.

Pour ce faire, ce signalement doit être effectué sans délai à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisation.

Toute personne qui a un motif raisonnable de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel détenu par les Éleveurs doit aussi aviser la directrice générale des Éleveurs ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels sans délai.

9. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Les Éleveurs procèdent à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :

• Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou à des fins d’études, de recherches ou de statistiques ;
• Pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système informatique, de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction d’un renseignement personnel.

L’évaluation a pour but de permettre aux Éleveurs de respecter leurs obligations quant à la confidentialité des renseignements personnels qu’ils détiennent et de s’assurer que des mesures de protection sont en place afin qu’ils bénéficient de la protection adéquate.

10. PERSONNE RESPONSABLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : RÔLES ET RESPONSABLITÉS

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après PRP) pour les Éleveurs est monsieur Serge Philippe Manguele. Il peut être joint aux coordonnées suivantes :

Courriel : [email protected]

Téléphone : 450 679-0540, poste 8566

Son rôle est notamment de :

• Contribuer à la mise en place du processus de gestion des incidents de sécurité de l’information;
• Tenir à jour le registre des incidents de sécurité de l’information ayant pu mettre en péril la sécurité de l’information, de documenter ces incidents et d’en tenir informé le président du conseil d’administration des Éleveurs;
• Contribuer aux analyses de risques de sécurité de l’information afin d’identifier les menaces potentielles et les situations de vulnérabilité, puis mettre en place les solutions appropriées;
• Contribuer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• Recevoir et traiter les demandes de communication de renseignements personnels à des fins de recherche;
• Recevoir et traiter les demandes de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées et, lorsque requis par la loi, inscrire cette communication au dossier de la personne concernée;
• Effectuer la gestion des plaintes, des droits d’accès et des droits de rectification des personnes concernées.

En cas d’incident de confidentialité, la PRP prend en charge le traitement de l’incident et s’associe avec toute autre personne utile selon la nature de l’incident.

À ce titre, la personne responsable de la protection :

• Évalue le risque qu’un préjudice soit causé et en détermine le degré de sévérité. Lors de cette évaluation, sont considérées notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
• Avise, avec diligence, la personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, lorsqu’il présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, sauf lorsque cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois. Cet avis doit contenir les renseignements suivants :
  1. Une description des renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;
  2. Une brève description des circonstances de l’incident;
  3. La date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;
  4. Une brève description des mesures que les Éleveurs ont prises ou prévoient prendre à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;
  5. Les mesures que les Éleveurs suggèrent à la personne concernée de prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou afin d’atténuer un tel préjudice;
  6. Les coordonnées permettant à la personne concernée de se renseigner davantage relativement à l’incident.
• Avise, le cas échéant, toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée.
• Avise, avec diligence et par écrit, la Commission d’accès à l’information de l’incident de confidentialité lorsqu’il présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé.
• L’avis doit contenir les renseignements suivants :
  1. Le nom Les Éleveurs de volailles du Québec et le numéro d’entreprise du Québec qui leur est attribué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises;
  2. Le nom et les coordonnées de la personne à contacter au sein des Éleveurs relativement à l’incident;
  3. Une description des renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;
  4. Une brève description des circonstances de l’incident et, si elle est connue, sa cause;
  5. La date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;
  6. La date ou la période au cours de laquelle les Éleveurs ont pris connaissance de l’incident;
  7. Le nombre de personnes concernées par l’incident et, parmi celles-ci, le nombre de personnes qui résident au Québec ou, s’ils ne sont pas connus, une approximation de ces nombres;
  8. Une description des éléments qui amènent les Éleveurs à conclure qu’il existe un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, telles que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables;
  9. Les mesures que les Éleveurs ont prises ou entend prendre afin d’aviser les personnes dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, de même que la date où les personnes ont été avisées ou le délai d’exécution envisagé;
  10. Les mesures que les Éleveurs ont prises ou entendent prendre à la suite de la survenance de l’incident, notamment celles visant à diminuer les risques qu’un préjudice soit causé ou à atténuer un tel préjudice et celles visant à éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, de même que le délai où les mesures ont été prises ou le délai d’exécution envisagé;
  11. Le cas échéant, une mention précisant qu’une personne ou un organisme situé à l’extérieur du Québec et exerçant des responsabilités semblables à celles de la Commission d’accès à l’information à l’égard de la surveillance de la protection des renseignements personnels a été avisé de l’incident.
• Avise, avec diligence et par écrit, la Commission d’accès à l’information de tout renseignement qui devait être inclus dans un avis d’incident de confidentialité et dont les Éleveurs ont pris connaissance après la transmission de cet avis, le cas échéant.
• Avise, avec diligence, les assureurs des Éleveurs, le cas échéant.
• Inscrit l’incident de confidentialité dans le registre prévu à cet effet.
• Sur demande de la Commission d’accès à l’information, transmets une copie de ce registre.

11. REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Les Éleveurs doivent tenir un registre des incidents de confidentialité. Les renseignements contenus au registre doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq ans après la date à laquelle les Éleveurs ont pris connaissance de l’incident.

12. DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne peut :

• Demander si les Éleveurs détiennent des renseignements personnels qui la concerne et y avoir accès, ce qui inclut le droit de recevoir une copie de ces renseignements ;
• Demander aux Éleveurs de rectifier tout renseignement personnel inexact ou incomplet la concernant.

Toute demande d’accès ou de rectification doit être adressée par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée à la présente politique. La demande sera traitée dans les 30 jours suivant sa réception.

Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements.

13. DÉSABONNEMENT

Si vous ne souhaitez plus recevoir les communications des Éleveurs, sauf celles qui sont transmises en application d’une disposition législative, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien « Se désabonner » au bas du courriel que vous recevez de notre part. Vous pouvez également vous désabonner en contactant directement la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

14. TRAITEMENT DES PLAINTES

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être adressée par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée à la présente politique. Cette plainte sera traitée dans les 30 jours suivant sa réception.

15. MODIFICATION À LA POLITIQUE

Les Éleveurs se réservent le droit de modifier ou de bonifier la présente politique en tout temps. Si des modifications sont apportées, les Éleveurs les afficheront sur leur site internet et y publieront la politique modifiée.

16. DERNIÈRE MISE À JOUR

Le 27 juin 2025.